W-Formulare (W-8/W-9) – IRS-Steuerformulare für FATCA und Quellensteuer

Die W-Formular-Familie des IRS umfasst standardisierte Selbstauskunftsformulare, mit denen natürliche Personen und Unternehmen ihren US-Steuerstatus gegenüber Finanzinstituten und Zahlstellen dokumentieren. Sie dienen einem doppelten Zweck: einerseits als Dokumentation für die Quellensteuer auf Nicht-US-Personen gemäss Chapter 3 (NRA Withholding) des Internal Revenue Code, andererseits zur Erfüllung der Due-Diligence-Anforderungen unter Chapter 4 (FATCA) und dem QI-Programm.

Das zentrale Formular für Nicht-US-Personen ist das W-8BEN (für natürliche Personen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen und andere Rechtsträger). US-Personen bestätigen ihren Status hingegen mit dem W-9. Die Formulare enthalten Angaben zu Identität, steuerlichem Wohnsitz, Entitätskategorie (z. B. FATCA-Status als Participating FFI, NFFE etc.) und etwaigen Abkommensansprüchen.

Mit Einführung von FATCA wurden die W-8-Formulare erheblich erweitert, insbesondere das W-8BEN-E, das nun eine detaillierte Selbsteinstufung des FATCA-Status des Unternehmens erfordert. Die korrekte Einholung, Überprüfung und Aufbewahrung dieser Formulare ist eine der operativ aufwändigsten Compliance-Anforderungen für Finanzinstitute weltweit.

Die W-Formular-Familie existiert in verschiedenen Varianten seit den frühen Jahrzehnten des US-Steuerrechts. Die grundlegende Unterscheidung zwischen dem W-9 (für US-Personen) und dem W-8 (für ausländische Personen) wurde mit der Quellensteuerreform der 1980er und 1990er Jahre formalisiert. Die Treasury Regulations §§ 1.1441 ff. und §§ 1.1471 ff. definieren die genauen Dokumentationsanforderungen.

FATCA führte 2013–2014 zu einer tiefgreifenden Überarbeitung der W-8-Formulare. Das W-8BEN-E wurde als neues eigenständiges Formular für Unternehmensentitäten eingeführt (zuvor nur W-8BEN für alle). Es enthält nun rund 30 FATCA-Statuskategorien, die ein Unternehmen angeben muss (z. B. Participating FFI, Registered Deemed-Compliant FFI, Exempt Beneficial Owner, Passive NFFE, Active NFFE usw.). Seitdem wurden die Formulare mehrfach überarbeitet, zuletzt 2021 (W-8BEN-E Rev. October 2021, W-8BEN Rev. October 2021) und 2024 (W-9 Rev. March 2024).

Die Komplexität der FATCA-Felder hat dazu geführt, dass die W-8-Formular-Ausfüllung für internationale Unternehmen ein spezialisiertes Compliance-Thema geworden ist, das häufig externe Berater erfordert.

W-Formulare werden in sämtlichen Situationen verlangt, in denen ein Finanzinstitut oder eine US-Zahlstelle Zahlungen leistet oder Konten führt, die US-steuerlich relevant sind:

• W-9: Für US-Personen (Staatsbürger, Green-Card-Inhaber, US-Unternehmen). Bestätigt US-Steuerpflicht und Steueridentifikationsnummer (TIN). Verhindert Backup Withholding (24 %) auf bestimmte Zahlungen.
• W-8BEN: Für ausländische natürliche Personen. Bestätigt Nicht-US-Status und etwaige Abkommensansprüche für ermäßigte Quellensteuer auf US-FDAP-Erträge (Fixed, Determinable, Annual, or Periodical Income — z. B. Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren, Mieten).
• W-8BEN-E: Für ausländische Unternehmen und Entitäten. Enthält FATCA-Statusselbstauskunft und ggf. Abkommensansprüche.
• W-8ECI: Für Einkünfte, die mit einem US-Handels- oder Geschäftsbetrieb wirksam verbunden sind (Effectively Connected Income, ECI).
• W-8EXP: Für ausländische Regierungen, internationale Organisationen und bestimmte steuerbefreite Körperschaften.
• W-8IMY: Für Intermediäre, Durchleitungsgesellschaften und Partnerschaften.

Wichtigste Anforderungen rund um W-Formulare:

• Einholung vor Zahlungsbeginn: Finanzinstitute und Zahlstellen müssen das korrekte W-Formular vor der ersten Zahlung oder Kontoeröffnung einholen.
• Gültigkeitsdauer: W-8-Formulare sind grundsätzlich 3 Jahre gültig (bis zum 31. Dezember des dritten Kalenderjahres nach Unterzeichnung). Bei Angabe einer US-TIN (Taxpayer Identification Number) kann die Gültigkeit unbefristet verlängert werden, sofern keine Änderung der Umstände eintritt. Bei wesentlichen Änderungen der Umstände ist unabhängig davon eine neue Ausstellung erforderlich.
• Plausibilitätsprüfung: Die Zahlstelle muss offensichtliche Fehler oder Widersprüche im Formular erkennen und ggf. zurückweisen (Reason-to-Know-Standard).
• Aufbewahrung: Formulare müssen gemäss Treas. Reg. § 1.1471-3(d) mindestens bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem letzten Steuerjahr, in dem das Formular relevant war, aufbewahrt werden.
• W-9 ohne Ablaufdatum: Im Gegensatz zu W-8-Formularen hat das W-9 kein festes Ablaufdatum. Es bleibt gültig, solange sich die angegebenen Informationen nicht ändern.
• Folgen fehlender Dokumentation: Ohne gültiges W-Formular muss die Zahlstelle den maximalen Quellensteuersatz (30 % FATCA oder 24 % Backup Withholding) anwenden.
• Chapter 3 und Chapter 4: W-8-Formulare erfüllen gleichzeitig die Dokumentationspflichten nach Chapter 3 (Quellensteuer auf Nicht-US-Personen, §§ 1441–1443 IRC) und Chapter 4 (FATCA, §§ 1471–1474 IRC). Die FATCA-Selbstauskunft (Chapter 4) wurde den bestehenden Formularen überlagert.
• Reporting-Grundlage: Die auf W-8-Formularen dokumentierten Angaben bilden die Basis für das jährliche Reporting auf Form 1042-S (Foreign Person's U.S. Source Income) und die zusammenfassende Form 1042 (Annual Withholding Tax Return).
• Elektronische Einholung: IRS-konforme elektronische Systeme zur Einholung und Aufbewahrung von W-Formularen sind zulässig und werden in der Praxis häufig eingesetzt.

1 Korrektur:
- Backup Withholding Rate falsch: 24% statt 28%
8 Praezisierungen.
3 Anmerkungen.